Des systèmes pensés pour les réalités du terrain.

Situation de départ

Chaque e-mail est lu à la main avant d’être traité : repérer les demandes importantes, retrouver le fil de la conversation, puis rédiger la réponse. Newsletters et notifications se mélangent aux vraies demandes.

Ce qui bloque

Le tri prend du temps à chaque message et laisse passer des oublis ou des retards. Les urgences ne sont pas toujours repérées à temps, et la boîte de réception ne donne aucune vision claire des priorités.

Ce que l’humain garde en main

• Relire et valider chaque brouillon : aucun e-mail ne part tout seul.
• Décider des réponses sensibles, commerciales ou urgentes.
• Vérifier les créneaux de rendez-vous proposés.
• Corriger un classement ou un brouillon si nécessaire.

Le système

• Les nouveaux e-mails sont détectés dès leur arrivée.
• Newsletters, notifications et messages automatiques sont écartés avant d’atteindre l’équipe.
• Chaque e-mail est analysé, avec l’historique de la conversation si nécessaire, puis classé : urgent, à répondre, à lire, notification, newsletter ou facture.
• Un brouillon de réponse est préparé dans Gmail pour les messages qui en demandent une.
• Quand un rendez-vous est demandé, des créneaux libres sont proposés à partir de Google Agenda.
• Des libellés Gmail rendent les priorités visibles d’un coup d’œil.

Situation de départ

L’artisan indique les postes concernés dans un fichier Excel qui regroupe toutes ses prestations. La secrétaire supprime les lignes inutiles, remet le document au propre, le convertit en PDF puis l’envoie. Les accords des clients sont suivis par e-mail et dans un second fichier Excel.

Ce qui bloque

Chaque devis demande les mêmes manipulations. Les informations sont éparpillées entre plusieurs fichiers et les e-mails, ce qui complique le suivi des réponses et des chantiers à planifier.

Ce que l’humain garde en main

• Le couvreur choisit les travaux à proposer et renseigne les informations techniques.
• La secrétaire relit le brouillon, le corrige si nécessaire et autorise l’envoi.

Le système

• Une fiche Google Sheets pour choisir les prestations et noter les informations du chantier.
• Un brouillon de devis préparé automatiquement à partir du modèle existant et des postes choisis.
• Un espace Notion pour retrouver chaque dossier, ouvrir le brouillon et valider l’envoi.
• Après validation, la conversion en PDF et l’envoi d’un e-mail personnalisé au client.
• L’archivage des versions et le suivi du statut de chaque devis.

Situation de départ

Les livraisons sont préparées dans un fichier Google Sheets : clients, adresses, créneaux horaires et durée des arrêts. Les adresses sont vérifiées à la main, puis l’ordre de passage est décidé sans outil d’optimisation.

Ce qui bloque

Chaque tournée demande de nombreuses manipulations : chercher les adresses, vérifier les clients, choisir l’ordre des arrêts, puis transmettre le tout. Les erreurs d’adresse et les oublis font perdre du temps, et le livreur ne reçoit pas d’itinéraire clair.

Ce que l’humain garde en main

• Choisir les clients de la tournée.
• Vérifier les adresses, les créneaux et la durée des arrêts.
• Lancer l’optimisation et contrôler le résultat avant de le transmettre au livreur.

Le système

• Un fichier Google Sheets réunit les clients, leurs adresses, leurs créneaux, la durée des arrêts et les commentaires.
• On coche les clients à livrer, puis on lance l’optimisation d’un clic.
• Les adresses déjà connues et leurs coordonnées GPS sont enregistrées pour ne pas être recherchées à nouveau.
• L’ordre de passage est calculé en tenant compte des créneaux horaires et de la durée des arrêts.
• La tournée est enregistrée dans une feuille dédiée et envoyée par e-mail, avec les heures estimées et un lien Google Maps pour chaque arrêt.

Situation de départ

Les prix se trouvent à plusieurs endroits : sur les sites des fournisseurs et dans les factures PDF reçues par e-mail. Pour comparer, il faut aller les chercher un par un.

Ce qui bloque

Les informations sont dispersées entre plusieurs sources, alors qu’il faudrait voir chaque prix à côté de son produit et de son fournisseur. Sans vue d’ensemble, comparer les fournisseurs ou repérer une hausse prend du temps.

Ce que l’humain garde en main

• Choisir les fournisseurs à suivre et les activer.
• Contrôler les prix avant de s’en servir pour une décision d’achat.

Le système

• Un tableau de configuration indique les fournisseurs à suivre, et la collecte se lance pour chacun d’eux.
• Les prix sont récupérés sur les sites des fournisseurs.
• Les factures reçues dans Gmail sont retrouvées et leurs informations extraites.
• Un tableau Google Sheets commun relie chaque prix à son produit et à son fournisseur, avec l’ancien prix, le nouveau et les réductions.
• Chaque fournisseur a son propre traitement, facile à dupliquer pour en ajouter un nouveau.