Toepassingen

Systemen ontworpen voor de realiteit op het terrein.

Concrete systemen, stap voor stap beschreven: de beginsituatie, wat vastloopt, het systeem dat we opzetten en wat het verandert.

Inkomende e-mails sorteren en antwoorden voorbereiden

Voor dienstverlenende kmo’s die elke dag aanvragen van klanten, prospecten en partners ontvangen, verdronken tussen meldingen.

Beginsituatie

Elke e-mail wordt met de hand gelezen voor hij behandeld wordt: de belangrijke aanvragen herkennen, de draad van het gesprek terugvinden en dan het antwoord schrijven. Nieuwsbrieven en meldingen raken vermengd met de echte aanvragen.

Wat vastloopt

Het sorteren kost bij elk bericht tijd en laat vergeten of laattijdige antwoorden door. Dringende zaken worden niet altijd op tijd opgemerkt, en de inbox geeft geen duidelijk beeld van de prioriteiten.

Wat de mens in handen houdt

Elk concept nalezen en goedkeuren: geen enkele e-mail vertrekt vanzelf.
Beslissen over gevoelige, commerciële of dringende antwoorden.
De voorgestelde afspraakmomenten controleren.
Een indeling of concept zo nodig verbeteren.

Het systeem

Nieuwe e-mails worden meteen bij aankomst opgemerkt.
Nieuwsbrieven, meldingen en automatische berichten worden weggefilterd voor ze het team bereiken.
Elke e-mail wordt geanalyseerd, indien nodig met de voorgeschiedenis van het gesprek, en ingedeeld: dringend, te beantwoorden, te lezen, melding, nieuwsbrief of factuur.
Voor berichten die een antwoord vragen, wordt een conceptantwoord klaargezet in Gmail.
Wordt er om een afspraak gevraagd, dan worden vrije tijdsloten uit Google Agenda voorgesteld.
Gmail-labels maken de prioriteiten in één oogopslag zichtbaar.

Wat het verandert

Nuttige e-mails worden automatisch herkend en ingedeeld, overbodige berichten bereiken het team niet meer, en elke aanvraag komt binnen met een concept dat klaar is om na te lezen.

Gebruikte tools

Gmail
Google Agenda
n8n
Google Gemini

Beperkingen en aandachtspunten

Het systeem gaat zelf geen enkel engagement aan: prijzen, termijnen en gevoelige antwoorden blijven menselijke beslissingen. De kwaliteit van de indeling moet opgevolgd worden bij ongewone gevallen, en de toegang tot Gmail en Google Agenda wordt zorgvuldig beheerd om de gegevens te beschermen.

De offertes van een dakdekker opmaken en versturen

Voor zelfstandige vakmensen, zoals een dakdekker, die met een secretaresse samenwerken om hun offertes op te maken en op te volgen.

Beginsituatie

De vakman duidt de betrokken posten aan in een Excelbestand met al zijn diensten. De secretaresse schrapt de overbodige lijnen, zet het document in het net, zet het om naar pdf en verstuurt het. Het akkoord van de klanten wordt opgevolgd via e-mail en in een tweede Excelbestand.

Wat vastloopt

Elke offerte vraagt dezelfde handelingen. De informatie zit verspreid over meerdere bestanden en e-mails, wat de opvolging van antwoorden en te plannen werven bemoeilijkt.

Wat de mens in handen houdt

De dakdekker kiest de voor te stellen werken en vult de technische gegevens in.
De secretaresse leest het concept na, verbetert het indien nodig en keurt de verzending goed.

Het systeem

Een Google Sheets-fiche om de diensten te kiezen en de werfgegevens te noteren.
Een conceptofferte die automatisch wordt opgemaakt op basis van het bestaande sjabloon en de gekozen posten.
Een Notion-ruimte om elk dossier terug te vinden, het concept te openen en de verzending goed te keuren.
Na goedkeuring: omzetting naar pdf en verzending van een persoonlijke e-mail naar de klant.
Archivering van de versies en opvolging van de status van elke offerte.

Wat het verandert

Het repetitieve opmaakwerk verdwijnt, met behoud van een menselijke controle vóór elke verzending. Elke offerte heeft een duidelijke status, van concept tot akkoord van de klant.

Gebruikte tools

Google Sheets
Notion
n8n
Google Drive
Gmail

Beperkingen en aandachtspunten

Het systeem vervangt noch het technische oordeel van de vakman, noch de controle door de secretaresse. Tarieven en vermeldingen in het offertesjabloon moeten up-to-date blijven. Elektronische handtekening of meerdere prijslijsten kunnen naargelang de behoeften toegevoegd worden.

Leveringsrondes optimaliseren

Voor kmo’s die elke dag veel klanten beleveren, met tijdvensters die gerespecteerd moeten worden.

Beginsituatie

De leveringen worden voorbereid in een Google Sheets-bestand: klanten, adressen, tijdvensters en duur van de stops. De adressen worden met de hand gecontroleerd, en de volgorde van de stops wordt bepaald zonder optimalisatietool.

Wat vastloopt

Elke ronde vraagt veel handwerk: adressen opzoeken, klanten controleren, de volgorde van de stops kiezen en alles doorgeven. Adresfouten en vergetelheden kosten tijd, en de chauffeur krijgt geen duidelijke route.

Wat de mens in handen houdt

De klanten van de ronde kiezen.
Adressen, tijdvensters en de duur van de stops controleren.
De optimalisatie starten en het resultaat nakijken voor het naar de chauffeur gaat.

Het systeem

Een Google Sheets-bestand bundelt de klanten, hun adressen, tijdvensters, de duur van de stops en opmerkingen.
U vinkt de te beleveren klanten aan en start de optimalisatie met één klik.
Gekende adressen en hun gps-coördinaten worden bewaard, zodat ze niet opnieuw opgezocht moeten worden.
De volgorde van de stops wordt berekend rekening houdend met de tijdvensters en de duur van de stops.
De ronde wordt bewaard in een apart tabblad en per e-mail verstuurd, met de geschatte tijden en een Google Maps-link per stop.

Wat het verandert

Het voorbereiden van een ronde past in één bestand en één klik, en de chauffeur krijgt een geordende route, met de geschatte tijden en navigatielinks.

Gebruikte tools

Google Sheets
n8n
Gmail
Google Maps
Google Route Optimization API

Beperkingen en aandachtspunten

Een fout adres verstoort de berekening: controle blijft onmisbaar. De aangekondigde tijden zijn schattingen die afhangen van het verkeer en onvoorziene omstandigheden. Data, tijdvensters en duur moeten in het juiste formaat ingevoerd worden.

De prijzen van leveranciers centraliseren

Voor voedingszaken die de prijzen van hun leveranciers willen vergelijken, bijvoorbeeld voor kaas en charcuterie.

Beginsituatie

De prijzen staan op verschillende plaatsen: op de websites van de leveranciers en in de pdf-facturen die per e-mail binnenkomen. Om te vergelijken moet u ze één voor één gaan zoeken.

Wat vastloopt

De informatie is verspreid over meerdere bronnen, terwijl u elke prijs naast het product en de leverancier zou willen zien. Zonder overzicht kost het tijd om leveranciers te vergelijken of een prijsstijging op te merken.

Wat de mens in handen houdt

Kiezen welke leveranciers gevolgd worden en ze activeren.
De prijzen controleren voor ze gebruikt worden voor een aankoopbeslissing.

Het systeem

Een configuratietabel bepaalt welke leveranciers gevolgd worden, en de verzameling start voor elk van hen.
De prijzen worden opgehaald op de websites van de leveranciers.
De facturen in Gmail worden teruggevonden en hun gegevens worden uitgelezen.
Een gemeenschappelijke Google Sheets-tabel koppelt elke prijs aan zijn product en leverancier, met de oude prijs, de nieuwe en de kortingen.
Elke leverancier heeft zijn eigen verwerking, die eenvoudig te dupliceren is om er een toe te voegen.

Wat het verandert

Alle prijzen staan op één plek: leveranciers worden in één oogopslag vergeleken, en een prijsstijging valt meteen op.

Gebruikte tools

n8n
Gmail
Google Sheets

Beperkingen en aandachtspunten

Elke website en elk factuurmodel vraagt een aanpassing. De prijs per product uit een factuur halen, en niet alleen het totaal, is het moeilijkste deel. Gescande facturen en dubbels vragen een specifieke verwerking.

Lijkt uw situatie op een van deze gevallen?

Beschrijf uw situatie: we vertellen u of een automatisering de moeite waard is, en onder welke voorwaarden.

Beschrijf uw behoefte